Sistema pronto ou sob medida: quando cada um compensa

A resposta curta

Use um sistema pronto quando o seu processo é igual ao de todo mundo e você precisa resolver rápido com pouco investimento. Desenvolva sob medida quando o processo é o seu diferencial, quando você já paga caro em licenças e adaptações ou quando nenhum sistema do mercado faz o que a operação exige.

Somos uma empresa que desenvolve software sob medida e, mesmo assim, recomendamos sistemas prontos com frequência. Um projeto sob medida mal indicado sai caro para o cliente e frustra os dois lados. O objetivo deste artigo é ajudar você a decidir antes de gastar.

O que é cada opção

Sistema pronto — também chamado de software de prateleira ou SaaS — é um produto usado por milhares de empresas, pago por mensalidade, geralmente por usuário. Exemplos conhecidos são os ERPs para pequenas empresas, CRMs de vendas e sistemas de agenda para clínicas e salões. Você se adapta ao jeito que o sistema funciona.

Sistema sob medida é desenvolvido para a sua empresa, a partir do seu processo. Você paga pelo desenvolvimento, fica com o código-fonte e não paga licença por usuário. O sistema se adapta ao jeito que a sua empresa funciona.

Quando o sistema pronto é a melhor escolha

• O processo é padrão. Emitir nota, controlar contas a pagar, agendar horários: se você faz isso como qualquer outra empresa do seu setor, um produto pronto resolve bem.
• A empresa está começando. Com poucos usuários e processos ainda mudando, é cedo para investir em um sistema próprio.
• O orçamento é curto. Uma mensalidade de algumas centenas de reais é muito mais fácil de encaixar do que um investimento inicial.
• Você precisa usar amanhã. Sistemas prontos funcionam no mesmo dia; um projeto sob medida leva semanas ou meses.
• Há exigências regulatórias que o fornecedor já resolve. Em áreas como folha de pagamento e contabilidade fiscal, manter um cálculo próprio atualizado com a legislação raramente compensa.

Quando o sob medida compensa

• O processo é o seu diferencial. Se a forma como você orça, produz ou atende é o que faz os clientes escolherem a sua empresa, forçar esse processo dentro de um sistema genérico é abrir mão da vantagem.
• A conta de licenças cresceu. Mensalidade por usuário é barata com três pessoas e cara com trinta. E ela sobe todo ano com os reajustes.
• Você usa três ou quatro sistemas que não conversam. A equipe digita a mesma informação em lugares diferentes e ninguém confia nos números. Um sistema próprio — ou uma camada de integração — resolve isso na raiz.
• Você já paga por customizações que nunca ficam boas. Adaptar um produto pronto costuma ser caro, lento e quebrar a cada atualização do fornecedor.
• Você quer transformar o processo em produto. Empresas que desenvolvem a própria ferramenta às vezes descobrem que outras do setor pagariam para usá-la.

Comparando o custo real em 5 anos

A comparação justa não é mensalidade contra valor do projeto, e sim o custo total ao longo de alguns anos. Veja um exemplo hipotético de uma empresa com 15 usuários. Os números são ilustrativos; faça a conta com os seus.

Neste exemplo o sob medida fica mais barato a partir do segundo ou terceiro ano. Mas perceba o que muda a conta: com 4 usuários em vez de 15, o sistema pronto custaria cerca de R$ 36 mil em licenças no mesmo período e seria a melhor escolha. O número de usuários e o quanto o seu processo foge do padrão decidem quem ganha.

O caminho do meio

A decisão não precisa ser tudo ou nada. Muitas empresas ficam com o melhor dos dois mundos:

• Sistema pronto + integrações. Mantenha o ERP ou CRM que funciona e automatize as tarefas manuais entre ele e as outras ferramentas. Veja o que é possível com automação de processos e API e integrações.
• Núcleo pronto + módulo sob medida. Use um sistema de mercado para o fiscal e o financeiro e desenvolva só a parte que é diferencial, como a produção, o orçamento técnico ou o portal do cliente.
• Começar pronto e migrar depois. Use um produto pronto enquanto o processo amadurece e desenvolva o sistema próprio quando a conta de licenças e as limitações começarem a pesar.

Checklist para decidir

Responda sim ou não. Quanto mais respostas sim, mais o sob medida tende a compensar:

• Mais de 10 pessoas vão usar o sistema?
• O jeito como a empresa trabalha é diferente do padrão do setor?
• A equipe usa planilhas paralelas porque o sistema atual não atende?
• Você digita a mesma informação em mais de um sistema?
• Você já pagou por customizações que não ficaram boas?
• O processo que o sistema vai controlar é o que diferencia a empresa dos concorrentes?
• Você pretende usar esse sistema por mais de três anos?

Com zero a duas respostas sim, fique com um sistema pronto. Com três ou quatro, considere o caminho do meio. Com cinco ou mais, vale a pena pedir um orçamento de sistema sob medida e comparar com o custo total do que você usa hoje.

Riscos do sob medida e como se proteger

• O fornecedor sumir. Exija o código-fonte e a documentação desde o início, em um repositório que seja da sua empresa.
• Escopo que não termina. Defina por escrito o que entra na primeira versão e trate o resto como evolução.
• Sistema que ninguém mantém. Combine antes como será o suporte depois da entrega e quanto custa.
• Tecnologia obscura. Prefira tecnologias populares, para que outro time consiga dar continuidade se for preciso.

Conclusão

Sistema pronto é ótimo para processos padrão e empresas no começo. Sistema sob medida vale a pena quando o processo é diferencial, quando a conta de licenças e adaptações cresce ou quando vários sistemas desconectados atrapalham a operação. Faça a conta de cinco anos com os seus números — e, se quiser uma segunda opinião, conte para nós como a sua empresa funciona. Se o pronto resolver, dizemos isso. Para ter uma ideia dos valores, veja quanto custa desenvolver um sistema sob medida.